1. Vorsitzender

Der Vereinsvorsitzende hat ein wirklich spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Die Aufgaben des 1. Vorsitzenden im Verein und Vorstand reichen dabei von repräsentativen bis hin zu organisatorischen Tätigkeiten. Ganz schön umfangreich!
Eine solche Bandbreite abzudecken ist sicherlich anstrengend, durch die Vielseitigkeit auch super spannend und herausfordernd.


Aber keine Sorge: 1. Vorsitzender im Verein zu sein, heißt nicht, dass man auch alle Aufgaben ganz alleine erledigen muss. Ein Vorsitzender führt, delegiert, kontrolliert und optimiert die Vereinsarbeit seiner aktiven Mitglieder. Da sich unser erweiterter Vorstand in den letzten 10 Jahren sehr vergrößert hat, sind die Aufgaben gut verteilt, doch am Ende ist er für die zweckgebundene Erfüllung des Vereinsziels verantwortlich.

Kleine Randnotiz: Wenn hier vom 1. Vorsitzenden geschrieben wird, meinen wir in gleichem Maße auch weibliche Vereinsverwalterinnen. Schließlich ist Vorstandsarbeit keineswegs bloß Männerarbeit – im Gegenteil! Auch Frauen können starke Vereinsmanager sein.

Ein Verein braucht kompetente Führung


Was für einen kleinen Betrieb, ein großes Unternehmen oder sogar ein ganzes Land gilt, gilt natürlich auch für den Vereinsbereich: Eine Gruppe von Menschen braucht kompetente Führung, sonst ist sie auf weiter Flur verloren.
Wer sich für ein gemeinsames Ziel einsetzt, braucht eine Vereinsspitze, die die Erfüllung dieses Ziels vorantreibt – und zwar: mit Leidenschaft und Herzblut!
Da es im Verein keinen materiellen Gegenwert für den Vereinsmanager bzw. 1. Vorsitzenden zu verdienen gibt, muss er einfach für sein Hobby brennen und es so sehr lieben, dass ihm ein immaterieller Wert ausreicht.
 
Was er zurückbekommt? Im besten Fall natürlich Anerkennung, Respekt und ganz viel Dankbarkeit seiner Vereinsmitglieder. Wenn das mal nicht ein wahnsinnig toller Gegenwert ist!
Ein Verein braucht also kompetente Führung in jeglicher Hinsicht:  Nicht nur organisatorisch muss der Vereinsvorsitzende eine klare Strategie fahren, damit alle Vereinsangelegenheiten reibungslos verlaufen. Er muss natürlich auch auf menschlicher Ebene einiges leisten. Aber dazu später mehr.

Welche Aufgaben hat ein der 1. Vorsitzende im Verein?
Die Hauptaufgaben eines 1. Vorsitzenden in Verein und Vorstand

Der 1. Vorsitzende im Verein…
•    gewährleistet, dass der Verein sich an die Vereinssatzung hält
•    treibt die Erfüllung des Vereinszwecks voran
•    repräsentiert den Verein nach Innen und Außen
•    ist gesellschaftspolitisch prägende Kraft des Vereins
•    ist bei Versammlungen der Vorsitzende und leitet diese
•    vermittelt zwischen den Mitgliedern und der Öffentlichkeit (als Bindeglied)

Weitere Vertretungsaufgaben des 1. Vorsitzenden im Verein

•    vertritt den Verein bei Ämtern und Behörden
•    ist Bindeglied zu Verbänden und Dachorganisationen
•    repräsentiert den Verein bei Vereinsveranstaltung anderer Gruppierungen

Wichtige vereinsinterne Aufgaben des Vorsitzenden

•    beruft Versammlungen ein und stellt die Tagesordnung auf
•    übernimmt die Leitung von Versammlungen und Sitzungen
•    legt den Mitgliedern den Geschäftsbericht vor
•    kontrolliert und überwacht die Beschlüsse der Mitgliederversammlungen und Sitzungen
•    ist für die Beschaffung von Geldern verantwortlich, hier gibt es im erweiterten Vorstand natürlich sehr viel Hilfe (z.B. durch Spenden, Sponsoring, Stiftungen oder Zuschüssen)

Entscheidungskraft des 1. Vorsitzenden

•    entscheidet (mit dem Vorstand) über wichtige Vereinsangelegenheiten (z.B. Neuanschaffungen,  Satzungsänderungen etc.)
•    hat bei einer Stimmengleichheit in Abstimmungen Entscheidungsmacht

Organisatorische Aufgabenbereiche des 1. Vorsitzenden

•    plant und optimiert Abläufe der Vereinsarbeit
•    optimiert Prozesse verschiedener Bereiche
•    wickelt organisatorische Angelegenheiten der Mitglieder ab

Personalaufgaben des 1. Vorsitzenden

•    überwacht und kontrolliert die fristgerechte Durchführung von Einzelaufgaben innerhalb des Vorstands und des gesamten Vereins
•    informiert Mitglieder über Neuigkeiten im Vereinsleben oder in der Vereinsverwaltung
•    delegiert den erweiterten Vorstand
•    fungiert als Ansprechpartner in allen Fragen

Weitere Aufgaben des 1. Vorsitzenden

•    hat die Unterschriftenbefugnisse für Vereinskorrespondenz bzw. Rechtsgeschäfte
•    erstellt Jahresberichte (durch Kassenwart)
•    legt Richtlinien für das Zusammenleben innerhalb des Vereins fest
•    vereinbart Ziele mit dem kompletten Vorstand und Mitgliedern
•    hält ein positives Klima innerhalb des Vereins aufrecht
•    vertritt den Verein stets positiv im gesellschaftspolitischen Bereich
•    kooperiert mit anderen Vereinen, Stadträten, Ausschüssen etc.
•    …

Eine vielseitige Tätigkeit – Schön! Und wo ist jetzt der Haken?

Klar fragt man sich bei der Menge an Aufgaben, die ein 1. Vorsitzender im Verein bzw. Vorstand zu erledigen hat, wie man das alles bewältigen soll. Schließlich hat dieser in der Regel  einen Job, eine Familie und ein Privatleben.
Keine Bange! Wie schon versprochen, muss ein Vorsitzender alle diese Aufgaben nicht alleine bewältigen. Der Vorstand und seine unterschiedlichen Funktionsträger können ihn unterstützen, wo es nur geht. Außerdem hat der 1. Vorsitzende in der Regel einen Vertreter – den 2. Vorsitzenden – der im Notfall einspringt und den „Chef“ in den meisten Belangen vertreten kann.
Dennoch muss sich der Amtsträger des Vorsitzenden bewusst sein, dass letztendlich er für den Erfolg oder das Scheitern des Vereines verantwortlich ist. Er hält die Fäden in der Hand und führt zusammen, was sonst in Chaos münden würde.

2. Vorsitzender


•    Vertretung des 1. Vorsitzenden
•    Organisation von Versammlungen
•    Übernahme von statistischen und Sonderaufgaben
•    Leitung von Verhandlungen im Auftrage des 1. Vorsitzenden

Voraussetzungen:

•    Identifiziert sich mit den Zielen und Aufgaben des Vereins
•    Kompetenzen gemäß den zugeteilten Aufgaben
 
Ziele Einarbeitung:

•    Ist mit Strukturen, Aufgaben, Leitbild und Strategie des Vereins vertraut
•    Ist über seine Aufgaben und Kompetenzen orientiert
•    Hat Übersicht über die Satzung und die Geschäftsordnung

Schatzmeister

Was ist ein Schatzmeister?

Der Schatzmeister nimmt eine zentrale Rolle im Vereinsbetrieb wahr: Er übernimmt die Finanzverwaltung und ist daher ein wichtiger Funktionsträger mit hoher Verantwortung. Er wird manchmal auch „Vereinskassier“ oder Kassenwart“ genannt.


Der Schatzmeister als Funktionsträger des Vereins

Der Schatzmeister gehört in der Vereinspraxis zu den wichtigsten Funktionsträgern und wird synonym auch als Kassenwart, Kassenführer oder einfach Kassierer bezeichnet.


Aufgaben des Schatzmeisters:

•    Führung der Vereinskasse
•    Abwicklung oder Delegation des Zahlungsverkehrs
•    Berichte über Finanz- und Vermögenslage
•    Erstellung der Steuererklärung
•    Einnahmen- und Ausgabenverwaltung
•    Verantwortung für die Buchführung


Jährlich stellt der Schatzmeister auf der Mitgliederversammlung seinen Kassenbericht vor und macht ihn zusätzlich schriftlich zugänglich.

Die Hauptaufgaben des Schatzmeisters im Detail

1. Beiträge

•    Beitragswesen und -erhebung
•    Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführung des Mahnwesens

2. Finanzverwaltung

•    Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
•    Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege (Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg)
•    Prüfung der Konten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
•    Verantwortung für die Buchführung (Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften)
•    Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten
•    Prüfung, ob die Ausgaben mit den Satzungsvorschriften übereinstimmen und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit getätigt wurden
•    Beachtung der Grundsätze nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit sowie der Sparsamkeit
•    Finanzbuchhaltung nach Kontenrahmen
•    Aufstellung des Jahresabschlusses bzw. Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung
•    Prüfung, ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden
•    Erstellung des Kassenberichts
•    ständige Information des Vorstands über die finanzielle Situation des Vereins


3. Haushaltswesen

•    Aufstellung des jährlichen Haushaltsplans
•    Abrechnung der Betriebskosten
•    Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen
•    Prüfung des Vereinsvermögens
•    Prüfung der Finanzlage des Vereins allgemein, auch im Hinblick auf die Zahlungsfähigkeit in der  Zukunft
•    Erstattung von Auslagen usw.

4. Spenden

•    Entgegennahme von Spenden
•    Ausstellung von Spendenbescheinigungen 5. Steuern
•    Vorbereitung und Bearbeitung aller Steuerangelegenheiten des Vereins
•    Erstellung von Steuererklärungen

6. Vermögensverwaltung

•    Verwaltung und Aufbewahrung der Finanzunterlagen

7. Terminüberwachung

•    Überwachung und Abrechnung der Betriebskosten
•    Überwachung der von der Mitgliederversammlung beschlossenen Ausgaben
•    Überwachung und Prüfung von Abrechnungen gegenüber Behörden und Organisationen

8. Vorstandstätigkeit

•    Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen
•    Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen

9. Zuschüsse

•    Bearbeitung der Zuschussanträge an Dachorganisationen und Kommune
•    Erschließung von Fördermöglichkeiten
•    Erstellung der Verbandsstatistik


Pflichten des Schatzmeisters im Verein

Rechenschafts- und Prüfpflicht

Schatzmeister sind rechenschaftspflichtig gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern, gegenüber der Mitgliederversammlung sowie dem Finanzamt.


Regionalleiter (erweiterter Vorstand)

Zu den Aufgaben eines Regionalleiters gehören

- die enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand und die Teilnahme an den Vorstandstreffen (2x jährlich)
- aktuelle Informationen zum Angelman-Syndrom und zur Vereinsarbeit den Mitgliedern auf den Regionaltreffen vorzustellen
- neue Mitglieder in Deiner Region zu begrüßen und Ansprechpartner für alle Mitglieder in der Gruppe zu sein

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